Boletim Informativo: Escritórios de Advocacia e Documentos Digitais

No próximo dia 30 de agosto a Comissão de Direito Digital, Internet e Tecnologia da OAB de Ribeirão Preto (CDDIT-OABRP) realizará, com apoio da DocFilm-Digitalização de Documentos, na OAB de Ribeirão Preto (São Paulo), o "1º Encontro de Gerenciamento Digital Para Escritórios de Advocacia do Interior Paulista", com apresentações do advogado Sr. Robson Ferreira e do empresário Carlos Baratella.

O evento está na esteira da crescente importância da digitalização de documentos e da certificação digital no âmbito jurídico. Além disso, o evento reflete o avanço de visão da diretoria da OAB de Ribeirão Preto, presidida atualmente pelo Dr. Ricardo Rui Giuntini.

Conforme o processo eletrônico avança, os advogados brasileiros enfrentam múltiplos obstáculos tecnológicos, entre eles a migração do papel impresso para o documento eletrônico. No entanto, não há razão para pânico.

É difícil encontrar um advogado que tenha criado por bricolagem os próprios instrumentos de materialização do seu conhecimento.

O advogado conservador não construiu a sua máquina de escrever nem produziu as folhas de papel que usa, e o advogado moderno não fabricou o próprio computador. Na esfera da documentação digital é a mesma coisa. O processo eletrônico exige uma abordagem adequada do material processual e esta abordagem vai muito além da formatação de texto.

Por isso, a digitalização profissional contribuirá para que os advogados dominem aquela abordagem e não se percam no meio do caminho. E o uso da certificação digital se mostra como um meio de conferir autenticiadade a documentos eletrônicos.

Trabalhar com documentos digitalizados não é tarefa muito difícil, desde que os advogados tenham os equipamentos e os softwares adequados para esta finalidade. Mas, os escritórios que não tiverem tais equipamentos e softwares devem investir em modernização. E isto deveria ser considerado um projeto prioritário de reciclagem das práticas dentro do escritório.

É possível visualizar pelo menos três fases para alcançar um status de "escritório digital": implementação dos equipamentos e softwares no escritório, digitalização do acervo e adoção, como padrão, do formato digital de documento.

Além disso, com o avanço do processo eletrônico, cada vez mais se difunde a necessidade de que os advogados possuam certificação digital.

E os arquivos originais em papel? No estágio em que estamos, a documentação de um escritório digital, ou parte dela, talvez não venha a existir no formato impresso em papel.

Se um processo judicial ou a formulação de um contrato se desenvolverem desde o começo apenas através de documentos digitais, não haveria papel nesta perspectiva.

Por outro lado, o papel pode ser visto como mais um meio de garantir a integridade do documento e, neste caso, funcionaria bem como forma de arquivamento, enquanto para manuseio o documento digital seja muito superior. É preciso notar que é a digitalização de documentos, e não necessariamente a eliminação do papel, que pode ajudar na questão do espaço.

É evidente que mais espaço é gerado quanto mais papel seja eliminado. Mas devemos pensar também em termos de mudança na localização de arquivos em papel impresso.

Com a digitalização, os documentos em papel não precisam mais estar imediatamente disponíveis para manuseio, podendo ser arquivados longe do escritório e de forma mais compactada, uma vez que não serão manuseados frequentemente. Assim, certamente se disponibilizaria mais espaço físico no escritório.

São inúmeras as vantagens um escritório de advocacia poderá ter ao contratar um serviço de digitalização profissional de documentos.

Podemos destacar três: a possibilidade de trabalho colaborativo simultâneo, o combate a fraudes e o corte dos gastos com cópias de autos processuais.

Um conjunto de documentos digitalizados pode ser visualizado em vários computadores ao mesmo tempo, desde que o acesso seja configurado para esse tipo de possibilidade. Assim, dois ou mais advogados ou estagiários podem trabalhar ao mesmo tempo acessando as mesmas informações, sem precisar esperar alguém liberar os autos.

Fraudes podem ser evitadas com a digitalização de várias formas, por exemplo no contexto do controle das atividades dentro do escritório. A vantagem do corte de gastos é bem clara, basta pensar nas cópias que não precisarão ser rodadas em papel.

A aplicação da tecnologia na advocacia não é apenas uma questão de preferência subjetiva. Há uma demanda socioambiental e organizacional no contexto.

No que tange à questão da segurança da informação, esta sempre foi importante, mesmo quando não existiam computadores. No caso de documentos eletrônicos, recomenda-se a criação e aplicação de políticas de segurança dentro do escritório, além da conscientização sobre o uso adequado de computadores.

Tanto lições simples, como usar apenas softwares originais, quanto ajuda profissional são importantes. Se alguém usa a tecnologia sem se preocupar com segurança, provavelmente o faz também quanto ao papel impresso. Por isso, os riscos que existem no mundo digital não deveriam ser tomados como justificativa para não trabalhar nele, mas sim como alertas para a adoção de práticas mais seguras.

Eventos como o "1º Encontro de Gerenciamento Digital Para Escritórios de Advocacia do Interior Paulista" são excelentes oportunidades para que se difunda entre os advogados a cultura da utilização otimizada das ferramentas tecnológicas em suas carreiras, contribuindo para que alcancem a capacidade de responder de forma eficaz aos estímulos de uma sociedade a cada dia mais integrada com a tecnologia.

Gustavo D'Andrea

Advogado, coordenador da CDDIT-OABRP